6 conseils tactiques pour vos Data Owners

Nous sommes en 2022 et toutes les organisations ont mis sur pied un Data Office. Toutes ? Non ! Mais mettons de côté les irréductibles qui imaginent pouvoir gérer le volume et la variété de leurs données sans un Data Office pour coordonner les décisions et travailler les changements culturels liés à la gestion des données.

S’il est vrai que la plupart des organisations ont institué un Data Office et défini des cadres de gouvernance des données, il est tout aussi vrai que la plupart de ces organisations sont confrontées aux mêmes soucis lorsqu’il s’agit du déploiement :

• Difficultés pour obtenir un sponsorship à un niveau exécutif
• Indisponibilité des sachants pour capitaliser leurs connaissances dans un Data Catalog
• Difficultés de faire appliquer les principes aux projets SI
• Difficultés d’estimer le Retour sur Investissement
• Renvoi de balles permanent entre IT et métiers sur la responsabilité de la non-qualité des données
• Etc.

Les plus attentifs auront noté dans le dernier exemple le mot magique : la responsabilité !

C’est là le problème clé des Data Offices : la donnée n’ayant pas de matérialité (comme peut l’avoir une application), personne ne se sent responsable de sa gestion. D’autant qu’au vu des mauvais traitements qu’elles subissent tout au long de la chaîne de production, nombreux sont ceux qui souhaitent ne pas en avoir la responsabilité.

Si le corpus méthodologique identifie bien ce point critique, il a, hélas, bien mal nommé l’acteur à qui cette responsabilité échoit. L’ouvrage de référence du Data Management, le DMBoK, en consacrant le terme “Data Owner” a ouvert la porte au silotage des données. En effet, non seulement en France, mais également dans les pays anglo-saxons, il est difficile de véhiculer le message qu’ ”Owner” n’est pas à entendre comme “propriétaire” mais plutôt comme “responsable”.

Obtenir que soient nommés des responsables des données (et qu’ils agissent en tant que tels) est l’une des activités les plus difficiles pour un Data Office. Voyons donc ensemble 6 actions concrètes pour embarquer les Data Owners dans votre démarche de gouvernance des données. A noter que ces conseils sont listés dans un ordre purement indicatif et peuvent parfois être menées en parallèle selon le contexte de votre organisation.

Avant de pouvoir nommer des “Data Owners”, vous devez mener des entretiens pour identifier un bon candidat. Il s’agira d’une personne qui opère dans une direction métier :

• A une position hiérarchique suffisamment élevée pour pouvoir faire appliquer ses décisions
• Qui a une compréhension, même minimale, de l’enjeu des données pour son métier

Pour obtenir d’elle une implication dans votre démarche, vous devez comprendre son métier et ses enjeux pour identifier des problématiques qu’il serait possible de résoudre par une meilleure gestion des données :

• Un indicateur erroné
• Une liste de données de référence comportant des doublons
• Des enjeux de protection des données à adresser
• Etc.

Ces actions “coup de poing” peuvent être cadencées sur une feuille de route de quelques mois permettant ainsi de donner des gages à ce Data Owner de votre implication à ses côtés. Lors de cet accompagnement, les échanges sont autant d’occasions d’effectuer un premier niveau d’acculturation aux bonnes pratiques du “Data Management”. A l’issue de cet exercice, il sera alors plus enclin à participer et promouvoir la démarche dans son périmètre.

En tant que réflexion corolaire, et contrairement à de nombreuses situations vues, démarrer une démarche de gouvernance des données avec une approche “Outillage” (en travaillant sur le catalogage d’un maximum de données par exemple) est une fausse bonne-idée : agir ainsi ne permet pas d’apporter ces bénéfices tangibles dont ont besoin les potentiels Data Owners pour adhérer à la démarche.

L’expérience de Pramana prouve qu’en l’absence de reconnaissance officielle d’un rôle par l’organisation, les collaborateurs ont tendance à le voir comme une casquette informelle de plus. Ce qui est d’autant plus vrai pour le “Data Owner” qu’il ne s’agit pas d’un poste à temps plein. On estime à 5–10% le temps requis à une personne pour occuper ce rôle. Or, comme nous l’enseigne John Ladley, ce n’est pas “par pur altruisme que les individus agissent” : il faut trouver des moyens pour légitimer et valoriser ce nouveau rôle.

Nous vous suggérons donc de vous rapprocher des services RH et de formaliser la fiche du poste “Data Owner” de façon à l’intégrer dans les standards de votre organisation. Voyez cette action comme l’occasion de formaliser :

• L’objectif du rôle
• Les activités principales et secondaires
• Les compétences requises
• Les mandats qui lui sont octroyés

La création d’un nouveau rôle implique que de nouvelles activités soient formalisées et donc que du temps y soit consacré (comme cela est abordé dans les conseils n°2 et 6). Afin de ne pas impacter les activités déjà réalisées, du temps doit être dégagé pour les potentiels “Data Owners”.

Or, dans un certain nombre de situations vues, nous voyons que le “Data Owner” est empêché dans son action parce que son supérieur hiérarchique ne souhaite pas qu’il y consacre du temps. Il est donc critique d’anticiper cette situation en échangeant avec leurs N+1 dès que possible pour expliquer les bénéfices de votre démarche.

En adhérence forte avec le conseil n°2, vous pouvez faciliter cette adhésion en formalisant la fiche de poste. Grâce à elle et au soutien du supérieur hiérarchique, il vous sera possible d’obtenir la création d’objectifs RH liés à l’implication du “Data Owner”, afin qu’il puisse être récompensé.

Corrélée à la formalisation d’une fiche de poste (conseil N°2), si l’on souhaite que l’individu s’engage activement dans leurs habits de “Data Owner”, il faut les accompagner dans leur montée en compétences. En effet, ce n’est du jour au lendemain, qu’un “Data Owner”, qui est, je le rappelle “un responsable métier”, possèdera le bagage culturel pour prendre les bonnes décisions sur les données de son périmètre.

Pour cela, il est important d’avoir réfléchi à une matrice des compétences attendues pour chaque rôle data, de préférence en lien avec le référentiel RH existant.

Puis dans un second temps d’évaluer avec le “Data Owner” son niveau actuel dans cette matrice de compétences, puis d’identifier les chantiers critiques (ex : gestion des incidents qualité, BI, gestion des accès) sur lesquels il est attendu, pour lister des formations à prévoir.

Une fois votre Data Office lancé, le déploiement de votre démarche passe par l’implication d’un premier groupe de collaborateurs, les “Data Owners”. C’est pourquoi, l’énergie requise par ce groupe de pionniers sera conséquente. Ce seront également vos premiers ambassadeurs pour promouvoir les bonnes pratiques et rendre effectif votre cadre de gouvernance des données.

De façon générale, la mise en œuvre d’une gouvernance des données requiert des changements culturels importants dans les organisations. Aussi, il est important de prévoir un budget pour des actions de communication suffisantes : interviews filmées ou articles sur l’intranet, participation aux grand-messes de l’organisation, site interne d’acculturation sur le “Data Management”, etc. Aussi, impliquer vos premiers ambassadeurs dans ces exercices sera l’occasion de valoriser leur implication au niveau de l’organisation.

Il s’agit là d’actions tactiques efficaces pour promouvoir ce nouveau rôle de “Data Owner” et convaincre d’autres personnes de participer à ces changements. Cependant, chez Pramana, nous sommes résolument contre une philosophie “Fake it until you make it”. C’est pourquoi, il est important de partager des succès tangibles et non pas de partager les poncifs sur les données. Il en va de la crédibilité du Data Office.

Il s’agit du dernier conseil tactique mais il est loin d’être anecdotique. Je dirais même qu’il est à la fois le plus difficile à mettre en place, et pourtant, il est le plus important à appliquer.

De l’avis de tous, un “Data Owner” doit être à une position hiérarchique suffisamment élevée pour avoir l’autorité et la légitimité suffisantes pour faire appliquer ses décisions. De notre expérience chez Pramana, le “Data Owner” est un manager comme les autres : il est débordé.

Trop souvent, nous avons vu le sujet “data” placée à la fin de la liste des priorités des “Data Owners”. Si l’application de nos conseils précédents permettent de rendre plus tangibles, et donc priorisables, les activités à mener sur les données, il reste un écueil majeur : le budget.

Aussi, il est crucial qu’il soit doté d’un budget spécifique pour recruter et former des Data Stewards ou dédier du temps aux activités de stewardship :

• Lancer des projets de remise en qualité
• Maintenir un catalogue de données
• Suivre la qualité
• Accorder les accès aux données
• Effectuer des actions de sensibilisation aux bonnes pratiques “data”

Ce dernier conseil est nécessaire à appliquer pour rendre tangible votre démarche de gouvernance des données. Toutefois, nous vous suggérons pour contourner les réticences initiales de “subventionner” au niveau du Data Office ce budget pour un temps restreint et sur un périmètre limité — le temps de mettre en exergue le besoin indispensable d’une telle activité.

La quasi-totalité des organisations se déclarent data-driven, cependant la culture d’une organisation ne se décrète pas ! Elle se construit patiemment sur le long-terme. Il est temps que les organisations conçoivent qu’il y a du travail à fournir pour tirer un meilleur parti des données, avoir confiance en elles, ou encore en assurer la protection. Pour cela, nommer et correctement doter en moyens des “Data Owners” contribuent grandement à coordonner les actions qui participeront à la promotion de ces changements culturels.

Alors qu’on a vu le “Product Owner” émerger au travers des méthodologies agiles pour incarner le besoin métier dans un projet IT ou le “Process Owner” pour coordonner l’optimisation d’un processus de bout en bout, le “Data Owner” fait face aux mêmes enjeux : avoir un pouvoir de décision, avoir les connaissances suffisantes ou encore avoir les ressources nécessaires pour maîtriser et agir sur son périmètre. Ces quelques conseils tactiques contribueront grandement à leur assurer les capacités matérielles et décisionnelles pour effectuer ces nouvelles missions.

Pour aller plus loin et vous aider à appliquer certains conseils ci-dessus, Pramana publiera prochainement un article détaillé sur le contenu du rôle du Data Owner. Celui-ci sera éclairé de nos expériences d’accompagnement sur la formalisation du rôle.